大概五六年前就开始使用各类清单软件管理 TODO List,清单管理的本质是对时间的管理,在这方面有很多成熟的方法论,比如四象限管理法、番茄工作法、FAST 四部曲、GTD 工作法等等,早几年对时间管理理解不足,使用总是会出现这么几种问题:

  • 分类杂乱,基本都是按照生活、工作、学习和娱乐这四类进行分类,最后分着分着发现颗粒度太大了
  • 清单项目的处理时间非常集中,忙的时候很忙,闲的时候很闲
  • 无限拖延,TODO 一大堆,基本全部超期,而且还不断有增量,后面就不想管理了

其实核心的问题就那么几个:

  1. 重要但是不紧急的时候没有及时处理,最后全部堆积为重要且紧急的事情
  2. 事情没有细分,颗粒度过大,导致一个任务的执行时间得不到准确的记录
  3. 没有规划好今天的事情,只注重记录,不注重执行

昨天给大家推荐了滴答清单这个应用,这个清单设计最巧妙的地方就在于标签和智能清单这两个功能,通过标签可以给任务提供更加丰富的元信息,以便在创建智能清单的时候进行任务筛选和分类,我的智能清单是从三个维度进行的整理:

  • 按紧急重要四象限分类,紧急性以时间为切割线,五天内为紧急,五天以后为不紧急;重要性以优先级为切割线,中、高优先级为重要,低优先级为不紧急
  • 按事情颗粒度分类,我将颗粒度分为牛蛙、青蛙和蝌蚪三类,牛蛙就是需要被重新分解的大任务,青蛙就是比较耗时的小任务,蝌蚪就是不怎么耗时间或者不怎么耗脑子的迷你任务
  • 按场景分类,分为工作、生活、学习和娱乐,上班时间一般只看工作类,下班以后看生活类

在记录任务的时候,我会给任务标注这些信息:标签、优先级、截止时间(或时间段),打标完成以后,任务就会自动进入到各个智能分组,整理本就是件很繁琐的事情,这也是为什么我喜欢智能分组的原因。

接下来需要做的,就是每天检查、整理当天的清单任务了,确保每天有 1~3 个青蛙任务和 3~7 个蝌蚪任务,太多了精力会分散,太少了又不够充实;当遇到牛蛙任务时,可以新建一个同名的清单列表,将任务细分成青蛙任务和蝌蚪任务,这样就可以保证所有的事项都可以均匀地落在日历时间段上了。

其实工具再强大,自己的时间管理理念没有跟上来,工具依然是个废物,慢慢地去尝试管理自己的时间,多去记录自己在做什么事情,然后再去回顾、优化。过去几年,我几乎尝遍了各种时间管理软件,一直觉得不好用,最近一两年转变观念后发现,即便是 Mac 原生的 Reminders 也能很好的帮助我管理任务。

当然,优秀的工具,管理起来会更顺手,滴答清单还是不错的,也推荐使用 Microsoft To Do,它除了没有日历展示能力,各方面也都是比较优秀的。

管理自己的时间,本身就是一件耗时的事情,因为管理就意味着需要记录、分析然后优化,管理是为了产生更好的效果,管理是为了帮助自己更好地掌控自己的时间,花些时间去管理自己的时间,我觉得,还是很有必要的。


昨天在微博上推荐的滴答清单内容:

用了半个小时的滴答清单,就付费成了高级会员,它几乎就是一个 Wunderlist 的升级版本,支持多人协同,我想要的功能都十分简洁地提供了出来,最让人满意的几点是:

  1. 提供了日历视图,并且能够导入本地日历和订阅远程日历
  2. 提供了摘要功能,能够将一定时间内的 TODO List 做汇总,这不就是周报机器人么~
  3. 提供了标签组和智能组能力,可以更好地对清单进行分类、整理和呈现
  4. 将各种高频操作都统一到了右键菜单中,快捷设置好一个清单,体验做的很赞
  5. 支持微信公众号通知、查看以及直接回复以添加清单

另外还有几个不错的点:

  • 支持设置任务的时间段,曾经用过的 TODO List 都是时间点,这个在日历上呈现就十分直观了
  • 非常好地融合了番茄时钟,虽然我不怎么用的,但它这种设计会驱使我去尝试
  • 提供了任务和笔记模板能力,比如一键创建旅行清单
  • 提供了打卡的能力帮助培养习惯
  • 支持几乎所有端同步

整体使用体验就是,产品设计很用心,细节抠的挺多。唯一不满意的是,不支持一次性付费,需要年费订阅,不过看起来还是个迭代颇为频繁的产品,年费 139 也能接受。

本文无意给滴答清单做广告,不过无心插柳柳成荫,重点还是希望大家了解下通过工具管理时间的一些技巧。